Sistema de reclamaciones en FIDIC: Plazos, requisitos y documentación necesaria
Introducción
- Introducción
- ¿Qué es una reclamación en FIDIC?
- Normativa aplicable en FIDIC
- Causales típicas para reclamaciones
- Plazos clave del sistema de reclamaciones
- Requisitos para una reclamación válida
- Evaluación de la reclamación
- Estrategias para presentar reclamaciones eficaces
- Errores comunes al presentar reclamaciones
- Impacto en América Latina
- Preguntas frecuentes
- Conclusión
- Sugerencias para enlaces internos:
- Sugerencias para enlaces externos:
En la ejecución de un contrato FIDIC, es casi inevitable que surjan eventos que afecten el plazo de ejecución, los costos o las condiciones pactadas. Para abordar estas situaciones, FIDIC ha desarrollado un sistema de reclamaciones estructurado, cuyo propósito es resolver estos ajustes de forma ordenada, transparente y con base técnica, antes de que escalen a un conflicto.
Ya sea que se trate de condiciones imprevistas, instrucciones tardías, cambios en la legislación o retrasos atribuibles a la otra parte, el sistema de reclamaciones ofrece un camino claro para solicitar compensaciones, extensiones de plazo o ajustes económicos.
Este artículo detalla cómo funciona este sistema bajo las ediciones FIDIC 1999 y 2017, explicando plazos clave, requisitos formales, roles de las partes y la documentación mínima exigida.
¿Qué es una reclamación en FIDIC?
Una reclamación (claim) es una solicitud formal presentada por una de las partes del contrato, generalmente el contratista, en la que:
- Se notifica un evento o circunstancia que genera impacto.
- Se solicita una medida compensatoria, como una extensión de plazo, un pago adicional o una exoneración.
- Se proporciona evidencia para justificar dicha solicitud.
Las reclamaciones no son sinónimo de disputa. Son parte del sistema de administración contractual, y deben gestionarse como tal, antes de considerar la resolución formal de controversias.
Normativa aplicable en FIDIC
| Edición FIDIC | Cláusulas relevantes |
|---|---|
| 1999 | Cláusula 20.1 (Contratista) / 2.5 (Empleador) |
| 2017 | Cláusula 20.1 a 20.3 (Reclamaciones de ambas partes) / Cláusula 21 (Disputas) |
FIDIC 2017 unificó los reclamos de contratista y empleador en una sola sección, promoviendo mayor equidad y claridad procedimental.
Causales típicas para reclamaciones
- Retrasos en la entrega del sitio.
- Errores o cambios en los planos proporcionados por el empleador.
- Instrucciones tardías o contradictorias del ingeniero.
- Condiciones físicas imprevisibles.
- Fuerza mayor o eventos excepcionales.
- Restricciones gubernamentales o cambios legales.
- Variaciones en el alcance que impactan en el cronograma.
Plazos clave del sistema de reclamaciones
FIDIC establece plazos estrictos que, si no se cumplen, pueden llevar a la pérdida del derecho a reclamar. Algunos de los más importantes:
- 28 días desde que ocurre el evento o se toma conocimiento del mismo, para notificar intención de reclamar.
- 42 días adicionales (o plazo razonable acordado) para presentar la reclamación formal completa.
- 42 días para que el ingeniero o empleador emita una respuesta o determinación.
- En FIDIC 2017, hay un paso adicional: 14 días para emitir un acuse de recibo de la reclamación completa.
Requisitos para una reclamación válida
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Notificación por escrito | Indicando fecha, causa, naturaleza y posible impacto. |
| Documentación de respaldo | Evidencia técnica, cronogramas, fotografías, actas, correspondencia, etc. |
| Cálculo de impacto | Propuesta detallada de extensión de plazo y/o monto solicitado. |
| Cumplimiento de plazos | Notificación y entrega conforme al cronograma contractual. |
| Firma y presentación formal | Por representante autorizado, siguiendo los canales del contrato. |
Evaluación de la reclamación
El Ingeniero (en los modelos Rojo y Amarillo) o el Empleador (en el Libro Plata) es quien evalúa la reclamación, siguiendo este proceso:
- Revisión de admisibilidad: se verifica si se cumplió el procedimiento correctamente.
- Análisis de mérito técnico y contractual.
- Solicitud de aclaraciones, si es necesario.
- Determinación motivada, por escrito.
- Aceptación, rechazo total o parcial.
Estrategias para presentar reclamaciones eficaces
1. Actuar dentro del plazo desde el primer día
El plazo de 28 días para notificar el evento es perentorio en FIDIC. No se necesita presentar toda la evidencia de inmediato, pero sí dejar constancia formal del evento que da origen al reclamo. Esto protege el derecho a reclamar y permite al ingeniero o empleador investigar el asunto oportunamente.
2. Usar cronogramas como herramienta principal
Una reclamación por tiempo debe basarse en el análisis del cronograma impactado. Se recomienda el uso de metodologías reconocidas (como análisis de ruta crítica o cronogramas comparativos) y software de planificación profesional.
3. Apoyarse en documentación contemporánea
Las mejores reclamaciones son aquellas sustentadas en:
- Actas de obra.
- Correos oficiales.
- Fotografías fechadas.
- Informes técnicos.
- Bitácoras y registros de campo.
La documentación debe estar organizada y vinculada directamente al evento.
4. Redactar con lenguaje técnico y contractual
Evita argumentos emocionales o vagos. La reclamación debe:
- Explicar el evento claramente.
- Indicar la cláusula aplicable del contrato.
- Describir la causa, el efecto y la relación entre ambos.
- Solicitar la medida concreta (días adicionales, monto, exoneración).
5. Coordinar con equipo legal y técnico
Una reclamación bien preparada requiere trabajo conjunto entre ingenieros, abogados, administradores de contrato y personal de campo. La precisión jurídica y la solidez técnica deben ir de la mano.
Errores comunes al presentar reclamaciones
1. No cumplir los plazos de notificación
Incluso si el reclamo es justo, no cumplir con el plazo de 28 días puede invalidarlo completamente. La prevención es clave.
2. Basar el reclamo en supuestos no demostrables
Frases como “esto probablemente afectará el plazo” o “se cree que tendrá un impacto económico” sin evidencia concreta reducen la credibilidad del reclamo.
3. No relacionar causa y efecto
El éxito de una reclamación depende de demostrar cómo un evento (causa) generó un impacto directo (efecto). Sin esta conexión, el reclamo es débil.
4. Acumular reclamos para presentarlos al final del proyecto
FIDIC promueve el tratamiento contemporáneo de reclamos. La acumulación de múltiples reclamos al cierre entorpece la evaluación y genera desconfianza.
5. Ignorar el procedimiento específico del contrato
Algunas condiciones particulares adaptan el procedimiento FIDIC general. No seguir el procedimiento real acordado puede dejar sin efecto la reclamación.
Impacto en América Latina
En Latinoamérica, el sistema de reclamaciones en FIDIC se ha incorporado con distintos niveles de madurez:
- En proyectos financiados por organismos multilaterales (BM, BID, CAF), la aplicación del sistema FIDIC es estricta, incluyendo su cláusula de reclamaciones.
- En contratos públicos tradicionales, aún se observan prácticas informales que debilitan el derecho a reclamar.
- El desconocimiento de los plazos y formalidades ha sido causa de numerosos rechazos válidos de reclamos, incluso en obras con problemas reales.
Oportunidad para la región:
- Invertir en capacitación en administración contractual FIDIC.
- Implementar software de gestión documental y cronograma.
- Crear manuales de reclamaciones para contratistas e ingenieros de obra pública.
Preguntas frecuentes
¿Una notificación incompleta anula el derecho a reclamar?
No necesariamente. Lo importante es notificar dentro del plazo, aunque no se cuente aún con toda la evidencia. La reclamación completa puede presentarse después.
¿Se puede reclamar por acumulación de eventos?
Sí, pero cada evento debe estar claramente identificado. Las reclamaciones múltiples sin separación adecuada tienden a ser rechazadas.
¿Qué pasa si el Ingeniero no responde a tiempo?
En FIDIC 2017, si no se emite una respuesta dentro del plazo, la reclamación se considera rechazada por silencio, y puede ser llevada ante el DAAB o arbitraje.
¿El contratista puede reclamar aunque haya ejecutado los trabajos?
Sí. Ejecutar una orden o atender una condición no impide reclamar por los efectos negativos que tuvo en el plazo o costo, siempre que se cumplan los procedimientos.
¿Puede el empleador también presentar reclamaciones?
Sí. FIDIC 2017 permite a ambas partes presentar reclamos. El procedimiento es el mismo para contratista y empleador.
¿Qué hacer si se niega una reclamación injustamente?
El contratista puede activar el sistema de resolución de disputas (DAAB) conforme a la cláusula 21, y posteriormente acudir a arbitraje si fuera necesario.
Conclusión
El sistema de reclamaciones en FIDIC es una herramienta poderosa de administración contractual, diseñada para evitar conflictos innecesarios y permitir ajustes legítimos durante la ejecución del contrato.
Para que funcione correctamente, las partes deben:
- Cumplir estrictamente los plazos y formas contractuales.
- Apoyar sus posiciones en documentación sólida y análisis técnico.
- Tratar los reclamos como un procedimiento normal, no como una agresión.
Una reclamación bien gestionada no es una amenaza: es una manifestación saludable de los derechos contractuales y una vía para mantener el equilibrio en proyectos complejos.
Sugerencias para enlaces internos:
- Plantilla de notificación de reclamación FIDIC
- Cómo demostrar impacto de eventos en cronograma
- Diferencias entre reclamación y disputa en contratos FIDIC
- www.contratosnecfidic.com/category/contrato-fidic/