Resolución de disputas en contratos NEC4: Procedimientos y estrategias efectivas

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Introducción a la resolución de disputas en NEC4

A diferencia de los modelos contractuales tradicionales que suelen gestionar los conflictos una vez que han escalado, el contrato NEC4 introduce una estructura proactiva de resolución de disputas, enfocada en la prevención, el diálogo y la solución técnica antes de llegar a un tribunal o arbitraje.

Este enfoque escalonado protege la relación entre las partes, reduce los costes legales y mantiene la continuidad de los proyectos.

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Filosofía NEC4 frente a los conflictos

NEC4 está diseñado bajo el principio de “mutual trust and cooperation”, lo que implica que la resolución de disputas no es una guerra legal, sino un proceso de evaluación constructiva. Su meta es que las diferencias se aborden técnica y objetivamente, minimizando la emocionalidad y los prejuicios.

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Cláusulas relevantes sobre resolución de disputas

Las cláusulas 90 a 96 del contrato NEC4 regulan el proceso formal de resolución de disputas. Además, se complementan con las opciones W1 o W2, que establecen mecanismos específicos según si el contrato está o no regido por la Ley de Contratos Públicos del Reino Unido o su equivalente.

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¿Qué es una disputa según NEC4?

Es cualquier desacuerdo entre el contratista y el cliente (o su Project Manager) respecto a:

• Evaluaciones de eventos compensables.
• Aprobaciones o rechazos de programas.
• Valoraciones económicas.
• Interpretación de cláusulas contractuales.
• Cumplimiento de obligaciones.

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Mecanismos escalonados de resolución de disputas

NEC4 propone una estructura en etapas:

1. Advertencia temprana (Early Warning).
2. Evaluación por el Project Manager.
3. Adjudicación por panel especializado (Dispute Adjudication Board).
4. Arbitraje o litigio, solo como última instancia.

Cada etapa tiene plazos, formalidades y criterios que deben respetarse.

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Rol del Project Manager en la gestión de conflictos

El PM es quien tiene la responsabilidad de tomar muchas decisiones contractuales. Si una de ellas es impugnada, debe:

• Justificar su decisión.
• Dejar trazabilidad del proceso.
• Actuar con imparcialidad y dentro de los plazos establecidos.

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Uso de alertas tempranas como herramienta preventiva

La gestión de alertas tempranas es la mejor forma de evitar disputas. Identificar un riesgo, notificarlo y resolverlo antes de que cause impacto real es el corazón del NEC4.

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Dispute Avoidance vs. Dispute Resolution

• Avoidance: prevenir que el conflicto nazca.
• Resolution: gestionar un conflicto ya manifestado.

NEC4 apuesta firmemente por evitar antes que resolver, aunque provee estructuras para ambos.

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Panel de Adjudicadores (Dispute Adjudication Board)

Es un grupo de uno o más expertos independientes que:

• Evalúan el conflicto.
• Escuchan a las partes.
• Emiten una decisión vinculante, salvo apelación.

Debe ser designado en el contrato o activado cuando surge la disputa.

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Cláusula W1 vs W2: ¿Cuál usar y cuándo?

• W1: contratos privados o no regulados por ley de contratación pública.
• W2: contratos sujetos a regulación pública, como licitaciones estatales.

Cada una tiene procedimientos distintos para adjudicación, mediación o arbitraje.

Mediación voluntaria en NEC4

Aunque no es obligatoria, la mediación puede ser utilizada como herramienta intermedia antes del arbitraje o litigio. Es especialmente útil cuando:

• Las partes desean mantener la relación comercial.
• La disputa es más relacional que técnica.
• Se quiere ahorrar tiempo y costes.

En muchos casos, un acuerdo parcial logrado en mediación reduce el alcance del conflicto restante.

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Arbitraje y tribunal: última instancia

Cuando el conflicto no se resuelve mediante adjudicación o las partes rechazan el fallo, se puede escalar a:

• Arbitraje: más flexible, privado y técnico.
• Tribunal de justicia: más formal, lento y costoso.

Ambas vías requieren preparación documental, cronogramas detallados, correspondencia contractual y evaluaciones previas completas.

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Gestión documental durante una disputa

La documentación es la columna vertebral de cualquier resolución de disputas en NEC4. Asegúrate de conservar:

• Copia de notificaciones (alertas, eventos, decisiones).
• Registros de obra y fotos.
• Cronogramas originales y actualizados.
• Comunicaciones del PM y contratista.
• Evidencia de reuniones y acuerdos parciales.

Una documentación sólida reduce tiempos de análisis y refuerza la posición técnica y legal.

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Cómo preparar una defensa ante una disputa contractual

• Revisa el contrato y las cláusulas aplicables.
• Ordena los hechos cronológicamente.
• Identifica los documentos clave.
• Solicita apoyo de un abogado o experto en NEC4.
• Evalúa alternativas de solución parcial o mitigada.

Lo más importante: mantener un enfoque técnico, no emocional.

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Errores comunes en la gestión de disputas NEC4

• No documentar adecuadamente los hechos.
• Ignorar alertas tempranas que luego escalan.
• Iniciar un proceso formal sin agotar vías colaborativas.
• Falta de formación en los procedimientos NEC.
• Actuar sin respetar los plazos contractuales.

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Estrategias efectivas para evitar litigios

• Establecer una cultura colaborativa desde el día 1.
• Utilizar correctamente el sistema de alertas.
• Mantener reuniones regulares con el Project Manager.
• Formalizar todos los acuerdos por escrito.
• Promover la capacitación del equipo en NEC4.

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Plazos y formalidades para impugnar decisiones

• Toda decisión del Project Manager puede ser impugnada en cuestión de semanas (normalmente 4 semanas).
• El reclamo debe presentarse por escrito y referenciar las cláusulas aplicables.
• Si se usa la opción W1 o W2, deben seguirse sus pasos específicos.

No respetar los plazos puede cerrar la puerta a futuros reclamos.

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Relación entre eventos compensables y disputas

La mayoría de las disputas en NEC4 provienen de desacuerdos sobre:

• Si un hecho califica como evento compensable.
• El valor estimado del impacto.
• La decisión del PM sobre el evento.

Por eso, gestionar correctamente los eventos compensables es la mejor forma de prevenir conflictos.

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Casos reales de disputas y su resolución

• Proyecto ferroviario en Reino Unido: desacuerdo sobre evento compensable por obstrucción subterránea. Se resolvió vía adjudicación con fallo técnico que fue respetado.
• Ampliación de planta industrial en Sudáfrica: PM rechazó compensación por retraso. El contratista usó todos los pasos del NEC y ganó la apelación con base en documentación y cronograma.
• Obra vial en Colombia: disputa sobre plazo de ejecución. Se resolvió con mediación y reajuste parcial del contrato, sin llegar a tribunal.

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Importancia de la imparcialidad en evaluaciones

El Project Manager, los adjudicadores y los asesores deben:

• Actuar con neutralidad, incluso si fueron designados por una de las partes.
• Basarse en hechos, cronogramas, normas técnicas y el contrato.
• Evitar cualquier comportamiento que pueda ser percibido como parcial o personalista.

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Formación y capacitación para manejo de disputas

Recomendaciones:

• Cursos de NEC4 aplicado a resolución de conflictos.
• Talleres de simulación de eventos compensables.
• Formación conjunta para contratistas y clientes.
• Capacitación en gestión de cronograma y documentación.

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Recomendaciones prácticas para todas las partes

• Contratistas: registra todo desde el primer día.
• Clientes: responde en plazo y promueve la colaboración.
• PM: actúa con criterio técnico, no político.
• Supervisores: comunica observaciones oportunamente.
• Asesores legales: conoce el contrato y sus mecanismos internos.

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Comparación con modelos como FIDIC o contratos locales

Característica	NEC4	FIDIC	Contrato tradicional
Escalado por etapas	Sí	Parcial	No
Cultura colaborativa	Alta	Media	Baja
Rol del PM	Gestor contractual activo	Consultor del cliente	A veces inexistente
Formalidad documental	Alta	Alta	Variable
Resolución temprana	Fuerte	Media	Débil

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Uso de tecnología para seguimiento de disputas

• CEMAR / Aconex: registro y trazabilidad documental.
• MS Project / Primavera: evidencia de retrasos o alteraciones.
• SharePoint / Google Workspace: almacenamiento colaborativo.
• Trello / Notion: seguimiento de alertas y eventos activos.

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FAQs sobre resolución de disputas en NEC4

¿Una disputa puede surgir aunque no haya evento compensable?
Sí. Puede deberse a interpretación contractual, calidad de obra o pagos.

¿Quién designa al adjudicador?
Debe estar designado desde el inicio o acordarse al surgir la disputa.

¿Una decisión de adjudicador puede ignorarse?
No. Es vinculante salvo apelación formal.

¿Qué pasa si no se cumple con los plazos?
La parte puede perder el derecho a reclamar o responder.

¿Es necesario abogado para gestionar una disputa NEC4?
No, pero es altamente recomendable para casos complejos.

¿La mediación es obligatoria?
No, es voluntaria, pero puede ser muy útil.

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Conclusión

La resolución de disputas en contratos NEC4 no es un procedimiento improvisado ni litigioso por naturaleza. Es un proceso estructurado, escalonado y enfocado en la prevención, que favorece la continuidad del proyecto y la equidad entre las partes.

Adoptar una estrategia basada en anticipación, documentación y profesionalismo reduce riesgos, evita costes innecesarios y fortalece las relaciones contractuales.