Gestión eficaz de eventos compensables en contratos NEC4
Introducción a los eventos compensables en NEC4
- Introducción a los eventos compensables en NEC4
- Fundamento contractual de los eventos compensables
- Diferencia entre alerta temprana y evento compensable
- Tipos de eventos compensables reconocidos en NEC4
- Ejemplos comunes de eventos compensables
- ¿Cuándo debe notificarse un evento compensable?
- Responsabilidad de notificar: ¿Quién y cómo?
- Cómo presentar una cotización de evento compensable
- Evaluación del evento por el Project Manager
- Impacto del evento en tiempo, coste y calidad
- Errores frecuentes en la gestión de eventos compensables
- Consecuencias de no notificar adecuadamente
- Revisión y actualización del cronograma
- Manejo documental y trazabilidad del evento
- Rol del contratista frente a un evento
- Rol del Project Manager en la evaluación
- Casos donde el evento es rechazado injustamente
- Eventos compensables acumulativos
- Medición del impacto financiero del evento
- Comparativa con FIDIC y otros modelos contractuales
- Uso de herramientas para gestionar eventos compensables
- Adaptación para proyectos pequeños
- Recomendaciones prácticas para evitar disputas
- FAQs sobre eventos compensables en NEC4
- Conclusión
En la ejecución de cualquier contrato de obra o servicio, es inevitable que surjan imprevistos. En NEC4, estos imprevistos se gestionan de manera estructurada y justa a través de los llamados eventos compensables (compensation events).
La correcta gestión de eventos compensables es una de las claves del éxito contractual bajo NEC4, pues permite mantener el equilibrio entre las partes cuando ocurren cambios no previstos.
Fundamento contractual de los eventos compensables
Las cláusulas 60 a 65 del contrato NEC4 detallan qué situaciones califican como eventos compensables, cómo deben notificarse, evaluarse y reflejarse en el cronograma y el presupuesto del proyecto.
Estas cláusulas establecen un proceso formal, transparente y con plazos estrictos, evitando así discusiones prolongadas o reclamaciones informales.
Diferencia entre alerta temprana y evento compensable
- Una alerta temprana es una advertencia de un riesgo potencial.
- Un evento compensable es un hecho consumado o inminente que ya impacta el tiempo, el coste o el alcance contractual.
Ambos están vinculados, pero no son lo mismo. Idealmente, todo evento compensable debió ser alertado previamente, aunque no siempre ocurre.
Tipos de eventos compensables reconocidos en NEC4
Según la cláusula 60.1, se reconocen más de 20 situaciones, incluyendo:
- Instrucciones del Project Manager que modifican el alcance.
- Fallas del cliente al proporcionar información o acceso.
- Condiciones físicas imprevistas en el sitio.
- Cambios legislativos posteriores al contrato.
- Rechazos injustificados de cronogramas.
- Omisiones del Supervisor o del cliente.
Ejemplos comunes de eventos compensables
- Se descubre un tipo de suelo diferente al previsto, que requiere un cambio de técnica.
- El cliente entrega planos con retraso.
- Se emite una orden de cambio en materiales sin ajuste de coste.
- Se suspende la obra por causas ajenas al contratista.
¿Cuándo debe notificarse un evento compensable?
- Tan pronto como sea conocido (cláusula 61.3).
- Dentro del plazo contractual (normalmente 8 semanas desde su ocurrencia).
- Mediante notificación formal y documentada.
El incumplimiento de este procedimiento puede causar la pérdida del derecho a compensación.
Responsabilidad de notificar: ¿Quién y cómo?
- El contratista debe notificar al Project Manager.
- El Project Manager, si origina el evento, debe registrarlo y activar el proceso.
El aviso debe incluir:
- Descripción del evento.
- Fecha y lugar de ocurrencia.
- Posibles impactos en tiempo y/o coste.
Cómo presentar una cotización de evento compensable
- Documento técnico con estimación detallada del impacto económico.
- Cronograma actualizado que demuestre las afectaciones.
- Evidencias (fotos, informes, cálculos, presupuestos).
- En algunos casos, propuesta de solución o mitigación.
Debe entregarse dentro del plazo establecido por contrato, generalmente 3 semanas.
Evaluación del evento por el Project Manager
El PM debe:
- Revisar documentación.
- Comparar con el contrato original y el cronograma vigente.
- Aceptar, rechazar o proponer modificaciones a la cotización.
Su decisión debe emitirse por escrito y dentro del plazo contractual, que puede variar según la complejidad del evento.
Impacto del evento en tiempo, coste y calidad
Una vez aceptado un evento compensable, sus efectos deben reflejarse en:
- El precio del contrato, si implica costes adicionales.
- El cronograma, si afecta la duración o la secuencia de actividades.
- Los entregables o especificaciones, si implica cambio técnico.
Estas modificaciones deben ser formales, medibles y justificadas.
Errores frecuentes en la gestión de eventos compensables
- No notificar dentro del plazo: puede anular el derecho a reclamar.
- Falta de documentación técnica: debilita la posición del contratista.
- Cotizaciones infladas o inexactas: generan desconfianza y retrasos.
- No reflejar el evento en el cronograma: contradice la cláusula 31.
- Confundir cambios de alcance con fallas del contratista.
Consecuencias de no notificar adecuadamente
- Pérdida automática del derecho a compensación (cláusula 61.3).
- Imposibilidad de reclamar por retrasos o sobrecostos.
- Deterioro en la relación con el cliente o el Project Manager.
- Riesgos legales y contractuales al cierre del proyecto.
Revisión y actualización del cronograma
Cuando se acepta un evento compensable:
- El cronograma debe ser modificado para incorporar sus efectos.
- El Project Manager debe aprobar la versión actualizada.
- Se debe actualizar el histórico de cambios con trazabilidad completa.
Manejo documental y trazabilidad del evento
- Registro inicial del evento (notificación).
- Evidencia fotográfica, técnica y contractual.
- Cotización y documentos de soporte.
- Respuesta formal del Project Manager.
- Registro del impacto en cronograma y coste.
- Cierre administrativo y documental del evento.
Rol del contratista frente a un evento
- Emitir alerta temprana si aplica.
- Notificar el evento dentro de plazo.
- Preparar y enviar cotización realista.
- Justificar con datos el impacto.
- Mantener comunicación técnica, no emocional.
Rol del Project Manager en la evaluación
- Evaluar con imparcialidad.
- Pedir aclaraciones si es necesario.
- Revisar el programa impactado.
- Emitir decisión clara y documentada.
- Respetar los plazos contractuales.
Casos donde el evento es rechazado injustamente
Si el PM rechaza un evento sin justificación:
- El contratista puede impugnar la decisión conforme cláusula 92.
- También puede escalar a Dispute Resolution (adjudicación o arbitraje).
- Todo dependerá de la documentación y cumplimiento del procedimiento.
Eventos compensables acumulativos
En muchos proyectos, los eventos no son aislados. Debes:
- Evitar duplicidades en cotizaciones.
- Relacionar eventos para entender su efecto en cadena.
- Consolidar la documentación sin perder detalle.
Medición del impacto financiero del evento
Existen varios métodos:
- Costo real + porcentaje de beneficio.
- Valoración de rendimientos perdidos.
- Costos indirectos por extensión de plazos.
- Comparación con precios unitarios originales.
Todo debe estar debidamente respaldado y firmado por responsables técnicos.
Comparativa con FIDIC y otros modelos contractuales
| Aspecto | NEC4 | FIDIC |
|---|---|---|
| Plazos de notificación | Estrictos (8 semanas) | Flexibles |
| Impacto en cronograma | Obligatorio | No siempre |
| Documentación | Parte esencial | A menudo informal |
| Resolución de conflictos | Escalonada y técnica | Legalizada y jerárquica |
Uso de herramientas para gestionar eventos compensables
- CEMAR: especializado en contratos NEC.
- MS Project / Primavera: para reflejar impacto en programación.
- Excel avanzado: con plantillas para cotización y seguimiento.
- Document managers (SharePoint, Google Drive): para mantener trazabilidad.
Adaptación para proyectos pequeños
- Uso de plantillas simples.
- Evaluación en hojas de cálculo.
- Cotizaciones con precios unitarios conocidos.
- Revisión mensual de eventos pendientes.
Recomendaciones prácticas para evitar disputas
- Documentar desde el primer día.
- Notificar sin temor ni demora.
- No inflar cotizaciones.
- Registrar todas las comunicaciones por escrito.
- Conservar evidencia de campo y digital.
FAQs sobre eventos compensables en NEC4
¿Qué pasa si el evento ocurre pero no lo notifico a tiempo?
Pierdes el derecho a compensación, según cláusula 61.3.
¿Puede un evento compensable incluir días de paralización?
Sí, si son consecuencia del evento y no atribuibles al contratista.
¿El Project Manager puede cambiar el impacto propuesto?
Sí, pero debe justificarlo y dejarlo documentado.
¿Puedo notificar más de un evento a la vez?
Sí, pero deben identificarse claramente y separarse en la evaluación.
¿Qué respaldo debo adjuntar a la cotización?
Presupuestos, cronogramas, informes técnicos, fichas de precios, etc.
¿Se puede negociar la compensación?
Sí, mientras ambas partes lo documenten y aprueben.
Conclusión
La gestión eficaz de eventos compensables en NEC4 no es solo un requisito técnico, sino una herramienta estratégica para asegurar el equilibrio contractual, reducir disputas y garantizar que cada parte asuma los riesgos que le corresponden.
Implementar un sistema claro, riguroso y colaborativo no solo facilita el cumplimiento contractual, sino que también fortalece la relación entre contratista, Project Manager y cliente.