Documentación esencial en proyectos FIDIC: Guía completa de registros y formatos
Introducción
- Introducción
- ¿Por qué es crucial la documentación en FIDIC?
- Tipos principales de documentación en FIDIC
- Documentación esencial por fase del contrato
- Buenas prácticas para la gestión documental en proyectos FIDIC
- Errores comunes en la documentación de contratos FIDIC
- Impacto en América Latina
- Preguntas frecuentes
- Conclusión
- Sugerencias para enlaces internos:
- Sugerencias para enlaces externos:
En los contratos FIDIC, la documentación no es solo una herramienta administrativa: es el eje central de la ejecución, control, reclamación y cierre del proyecto. Cada decisión, instrucción, reclamo, pago o certificado debe estar respaldado por registros verificables y formatos normalizados.
La falta de documentación adecuada no solo afecta el seguimiento técnico y financiero, sino que limita los derechos contractuales de las partes. Sin evidencia escrita y trazable, es prácticamente imposible defender una posición ante el ingeniero, un DAAB o un tribunal arbitral.
En esta guía completa, exploramos la documentación esencial en los contratos FIDIC, clasificada por fases del proyecto y por finalidad, incluyendo sus características, funciones, formato recomendado y mejores prácticas de gestión.
¿Por qué es crucial la documentación en FIDIC?
- Sustenta cada paso del contrato: ejecución, variaciones, pagos, reclamos y cierre.
- Protege los derechos de las partes.
- Permite la evaluación objetiva del desempeño.
- Es la principal herramienta de defensa ante disputas o reclamos.
- Facilita la auditoría técnica, legal y financiera.
En resumen, en FIDIC, si no está documentado, no existe.
Tipos principales de documentación en FIDIC
| Categoría | Ejemplos clave | Responsable primario |
|---|---|---|
| Técnica | Planos, especificaciones, memorias, reportes de avance | Contratista / Ingeniero |
| Contractual | Contrato, condiciones particulares, garantías, órdenes de cambio | Empleador / Contratista |
| Administrativa | Actas de reunión, cronogramas, correspondencia oficial | Todas las partes |
| Financiera | Certificados de pago, estados de cuenta, facturas, retenciones | Contratista / Empleador |
| Legal / Disputas | Reclamaciones, notificaciones, decisiones DAAB, arbitrajes | Contratista / Empleador / Ingeniero |
| Ambiental y seguridad | Informes de HSE, licencias, registros de accidentes | Contratista / Subcontratistas |
Documentación esencial por fase del contrato
1. Fase previa a la ejecución
- Contrato firmado y todos sus anexos
- Planos iniciales aprobados
- Cronograma base (programa de obra)
- Garantías bancarias: cumplimiento, anticipo, defectos
- Seguro de obra y terceros
- Documentación de subcontratistas y proveedores
2. Fase de ejecución
- Correspondencia oficial (cartas, correos con acuse)
- Actas de reunión (semanales o mensuales)
- Informes de avance (diarios, semanales, mensuales)
- Cronogramas actualizados (revisiones periódicas)
- Bitácora de obra y registros de campo
- Órdenes de variación (VOs) e instrucciones del ingeniero
- Solicitudes de información (RFI)
- Informes de ensayos y calidad
- Listas de chequeo y cumplimiento normativo
3. Fase de reclamos o eventos excepcionales
- Notificaciones conforme a cláusulas 20/21 (o 18 para eventos)
- Evidencia documental: fotografías, reportes, actas
- Análisis de cronograma impactado (con justificación técnica)
- Cálculo de costos adicionales y respaldo financiero
- Comunicación con el ingeniero sobre respuesta o rechazo
4. Fase de cierre
- Certificado de terminación o finalización
- Informe final de obra
- Lista de defectos y plan de corrección
- Garantías post entrega (defect liability)
- Acta de recepción definitiva
- Liquidación final del contrato y finiquitos
Buenas prácticas para la gestión documental en proyectos FIDIC
1. Establecer una matriz de control documental (CDR)
Una buena práctica es crear desde el inicio una Matriz de Control Documental, que defina:
- Tipo de documento.
- Responsable de emisión y archivo.
- Frecuencia de actualización.
- Formato estandarizado.
- Código o nomenclatura.
- Nivel de confidencialidad y aprobación.
Esto evita duplicidades, pérdidas de información y asegura la trazabilidad de cada documento.
2. Usar sistemas de gestión documental digital
El uso de software especializado permite:
- Control de versiones.
- Trazabilidad de modificaciones.
- Búsquedas rápidas.
- Seguridad en el acceso.
- Integración con cronogramas y reportes de avance.
Sistemas recomendados:
- Aconex
- Procore
- Primavera Contract Management
- SharePoint adaptado a obra
- DocuWare o equivalentes de gestión documental legal
3. Aplicar nomenclaturas claras y consistentes
Cada archivo debe seguir un código lógico que incluya:
- Fecha.
- Proyecto.
- Área.
- Tipo de documento.
- Versión o revisión.
Ejemplo: 2025-05-20_PROYEC001_TECH-REPORT_CALIDAD_REV01.pdf
4. Validar todos los documentos críticos con firmas o confirmación formal
FIDIC valora los documentos con valor probatorio, es decir, firmados digital o físicamente, o confirmados mediante acuse de recibo.
Esto es esencial para:
- Instrucciones de obra.
- Aprobaciones de cronogramas.
- Certificaciones.
- Notificaciones contractuales.
- Reclamos formales.
Errores comunes en la documentación de contratos FIDIC
1. Confundir documentos informales con oficiales
Un correo informal o una conversación no reemplazan una notificación oficial. El uso de medios no reconocidos puede invalidar una reclamación.
2. No actualizar el cronograma ni vincularlo a la documentación
FIDIC exige que los análisis de impacto (tiempo y costos) estén ligados al cronograma. Documentar sin relación con la ruta crítica reduce su valor probatorio.
3. Acumular papeles sin organización ni codificación
Una carpeta con cientos de documentos no ordenados o sin clasificar es tan ineficiente como no tenerlos.
4. No documentar visitas de obra, inspecciones ni instrucciones verbales
Todo evento en campo debe dejar trazabilidad: actas, bitácoras, fotografías firmadas, minutas de reunión o reportes diarios.
5. Archivar fuera de plazo o con versiones erróneas
En proyectos FIDIC, cada minuto cuenta. Documentar fuera de plazo (como una reclamación tardía) puede hacer perder derechos, incluso si la causa es válida.
Impacto en América Latina
En la región, aún existen importantes brechas en la gestión documental:
- Falta de sistemas integrados en obras medianas o pequeñas.
- Pérdida de evidencia por informalidad o desorganización.
- Documentación generada en formatos no compatibles con estándares internacionales.
- Aceptación de documentos sin control de versiones o sin firma.
- Rechazo de reclamos por no haber seguido el procedimiento documental adecuado.
Buenas prácticas en marcha:
- Proyectos financiados por el BID y el Banco Mundial han elevado los estándares documentales en países como Perú, Colombia y México.
- Algunas agencias públicas exigen ahora repositorios digitales homologados.
- Empresas constructoras multinacionales ya implementan bases de datos centralizadas con control de acceso.
Preguntas frecuentes
¿Todos los documentos deben estar firmados?
No todos. Pero los que tienen implicancia contractual (notificaciones, instrucciones, cronogramas, reclamos) sí deben contar con evidencia de envío y recepción, ya sea con firma digital o acuse.
¿Se puede usar solo archivo digital en lugar de físico?
Sí, si el contrato lo permite. FIDIC acepta documentación digital, siempre que exista trazabilidad, control de acceso y respaldo.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos del proyecto?
Depende de la legislación local, pero se recomienda mantenerlos por al menos 5 años después del cierre, especialmente si hay reclamos pendientes.
¿Los informes diarios son obligatorios?
No estrictamente, pero son altamente recomendables como base para reclamos, defensas, control de calidad y certificaciones.
¿Qué pasa si el ingeniero no responde a una notificación?
En FIDIC 2017, el silencio puede interpretarse como rechazo tácito o base para activar el DAAB. Sin embargo, todo debe estar documentado.
¿Quién es responsable del archivo contractual?
Ambas partes. El contratista debe guardar lo suyo, pero el empleador también debe archivar toda la correspondencia oficial, certificados e informes del ingeniero.
Conclusión
La documentación en contratos FIDIC no es una carga administrativa: es una herramienta poderosa que garantiza transparencia, cumplimiento y protección legal. Su correcta gestión permite:
- Evitar errores y retrasos.
- Defender legítimamente posiciones contractuales.
- Cumplir con organismos financieros y entes reguladores.
- Resolver controversias sin necesidad de arbitrajes largos y costosos.
Gestionar bien la documentación es gestionar bien el contrato. En FIDIC, el papel —o el archivo digital— tiene el poder de construir o destruir un proyecto.
Sugerencias para enlaces internos:
- Plantilla de control documental para contratos FIDIC
- Cómo estructurar una reclamación con evidencia técnica
- Rol del ingeniero en validación de documentación contractual
- www.contratosnecfidic.com/category/contrato-fidic/